Le recrutement médical est un défi majeur pour les cliniques du Québec. Face à une pénurie persistante de médecins, il est essentiel de mettre en place un plan stratégique efficace pour attirer et retenir les meilleurs talents. Voici quelques conseils pratiques pour structurer votre approche et maximiser vos chances de recrutement.

1. Valorisez votre clinique et son environnement de travail

Un médecin choisira une clinique non seulement pour les conditions de travail, mais aussi pour la qualité de vie qu’elle offre. Mettez en avant :

Les atouts de votre région : un cadre de vie agréable, l’accès à la nature, la proximité des services essentiels (garderies, écoles, commerces), et toute infrastructure facilitant l’équilibre travail-vie personnelle.

• La qualité de vos installations : locaux modernes, équipements à jour, soutien administratif compétent permettant aux médecins de se concentrer sur leur pratique.
• Votre environnement organisationnel : bonne réputation, leadership médical inspirant, esprit collaboratif avec d’autres professionnels de la santé (infirmiers, travailleurs sociaux, etc.).
• Les outils technologiques : solutions numériques facilitant la pratique, dossiers patients informatisés performants, télémédecine.

2. Alignez le recrutement avec votre vision et votre culture d’entreprise

Votre clinique a une identité unique. Définissez :

• Vos valeurs et votre mission.
• Ce qui distingue votre clinique des autres.
• Le type de médecin qui s’intégrerait idéalement dans votre équipe.

Une cohérence entre votre vision et votre recrutement assurera une meilleure rétention des médecins.

3. Identifiez clairement vos besoins

• Quelles spécialités souhaitez-vous renforcer (santé mentale, obstétrique, maladies chroniques, etc.) ?
• Quels besoins exprimés par votre équipe actuelle devraient être pris en compte ?
• Lors des départs à la retraite, avez-vous réalisé des entrevues de départ pour identifier des axes d’amélioration ?

Une analyse approfondie vous permettra d’aligner votre recrutement avec les besoins réels de votre clinique et de votre patientèle.

4. Construisez une offre attractive

Un bon recrutement repose sur une offre claire et motivante, incluant des incitatifs financiers et non financiers :

• Avantages financiers : prime à l’installation, aide au déménagement, support pour la relocalisation.
• Conditions de travail : horaires flexibles, télétravail partiel pour les tâches administratives.
• Développement professionnel : soutien à la formation continue, mentorat.

5. Transformez votre vision en actions concrètes

Pour maximiser vos chances de succès, adoptez une approche structurée :

• Tissez un réseau solide :
  • Travaillez en étroite collaboration avec le DRMG (Département régional de médecine générale) pour suivre les PREM et MIR.
  • Maintenez un lien avec le DSP (Directeur des services professionnels) du CI(U)SSS pour repérer des médecins potentiellement intéressés par une pratique clinique complémentaire.
• Soyez présent aux bons endroits :
  • Participez à des événements de recrutement et salons de l’emploi médical.
  • Utilisez des plateformes en ligne spécialisées.
• Optimisez votre présence en ligne :
  • Un site web informatif et attractif.
  • Une communication efficace sur les réseaux sociaux.
• Préparez chaque étape du processus de recrutement :
  • Accueil personnalisé des candidats.
  • Suivi rigoureux post-rencontre.
  • Transparence et bonne communication avec les parties prenantes.

Un projet à construire dans le temps

Le recrutement médical est un processus stratégique qui exige du temps et une gestion rigoureuse. Dans plusieurs cliniques, il est piloté par un gestionnaire, avec l’appui d’un médecin engageant et convaincant.

Besoin d’un accompagnement pour structurer votre démarche ? Notre équipe Solutions cliniques est là pour vous aider à maximiser l’attractivité de votre clinique et faciliter votre recrutement médical. Contactez-nous pour en discuter.

Marc Pineault
Directeur adjoint, Solutions cliniques Fonds FMOQ

La santé numérique prend de plus en plus de place au Québec. Alors qu’une poignée de premiers utilisateurs dans le monde médical embrasse les plus récentes avancées technologiques, une majorité de personnes prend son temps avant d’intégrer ces nouveautés, soupesant le pour et le contre. Malgré les coûts à défrayer pour équiper une clinique de logiciels de prise de rendez-vous et d’une borne d’accueil, entre autres, la convergence des soins de santé et de la technologie peut augmenter son efficacité. Marc Pineault, directeur adjoint Solutions cliniques, explique comment.

Les avantages de la technologie en clinique

Il existe plusieurs barrières à l’intégration de nouvelles technologies, notamment la nécessité d’établir un lien de confiance entre médecins et patients. Lorsque la mise en place est bien faite, la technologie engendre une réduction des coûts administratifs et une meilleure coordination des soins.

À titre d’exemple, la simplification des tâches administratives est un des avantages notables. Certains logiciels permettent l’intégration des rendez-vous avec d’autres systèmes, comme les dossiers médicaux électroniques (DMÉ), les réseaux d’ordonnance électronique et les systèmes de facturation. Plusieurs processus, autrefois faits manuellement, peuvent ainsi être automatisés, ce qui crée une économie de temps.

« Oui, il y a des frais lorsqu’on se dote d’un nouveau logiciel, mais il nous aide ensuite à mieux naviguer. Il permet de sauver du temps et génère des données qui seront utiles pour prendre de bonnes décisions de gestion », explique Marc Pineault.

Par où commencer ?

Une clinique d’envergure et très achalandée aura avantage à se doter de technologies visant à libérer l’accueil. Par exemple, une borne d’enregistrement numérique où les patients indiquent leur arrivée est idéale. Le processus peut s’accompagner d’un message programmé qui leur confirme qu’ils peuvent s’asseoir dans la salle d’attente jusqu’à ce qu’on les appelle. Le personnel de l’accueil sera ainsi plus efficace pour exécuter d’autres tâches.

« La gestion du changement est cruciale pour bien intégrer la technologie », souligne Marc Pineault. « On doit impliquer tout le monde afin que les personnes concernées comprennent la raison qui motive le changement. Par exemple, une secrétaire pourrait craindre que les technologies n’alourdissent sa charge de travail. Alors qu’à l’exception d’une courte période de transition, c’est l’inverse qui se produira. »

Les exemples d’outils utiles abondent. Un système de rendez-vous en ligne permet de diminuer le volume d’appels, ce qui libère le secrétariat, qui peut alors se concentrer sur d’autres tâches. Pour les médecins et les autres professionnels, le recours à des formulaires intégrés ou à un système de dictée compatible avec les DMÉ évite de travailler en double. La prise de notes s’en trouve simplifiée !

La recette du succès

Pour être efficace, un logiciel doit répondre à un besoin et s’intégrer avec les technologies déjà présentes en clinique. Le logiciel permettra-t-il de servir plus de patients ? Améliorera-t-il la satisfaction de la clientèle ? Réduira-t-il les erreurs de facturation ?

« L’important est de réfléchir en amont », précise Marc Pineault. « Un système de prise de rendez-vous, par exemple, peut poser des questions aux patients pour mieux comprendre le problème et leur attribuer une priorité. Il existe des mécanismes de contrôle pour éviter d’être débordé par des rendez-vous inutiles. »

Marc Pineault souligne également l’importance de ne pas sous-estimer la clientèle. « Même les patients âgés sont capables d’utiliser les technologies. En cas de doute, on recommande d’offrir de l’accompagnement durant une courte période de transition pour s’assurer que la techno-logie est bien adoptée. »

L’intégration de la technologie dans la gestion des cliniques médicales est une démarche essentielle pour améliorer l’efficacité et la satisfaction des patients. En planifiant soigneusement sa mise en place et en accompagnant les patients et le personnel dans cette transition, toutes les cliniques peuvent tirer parti des avancées technologiques. Contactez notre équipe Solutions cliniques pour mieux comprendre comment notre expertise peut soutenir votre transition numérique

Marc Pineault
Directeur adjoint Solutions cliniques Fonds FMOQ

Alors que le Québec continue d’afficher un taux de chômage historiquement faible, à 4,5 % en début 2024, les cliniques médicales font face à un défi de taille : la rétention du personnel. Dans le cadre de notre offre de service, nous rencontrons des médecins pris au dépourvu par le départ de leur gestionnaire ou leurs secrétaires médicales qui ont reçu une meilleure offre salariale de la part d’un autre employeur. Or, en gestion de clinique comme en santé, la prévention est essentielle. Il n’est jamais trop tard pour évaluer et ajuster les salaires de vos employés.

Le contexte : un marché caractérisé par une forte concurrence

Le coût de la vie ayant augmenté rapidement au cours des dernières années, les travailleurs tentent d’améliorer leurs conditions salariales pour boucler leur budget. Les employeurs n’ont d’autre choix que de proposer des salaires plus élevés en raison de la hausse de la concurrence dans certains secteurs. Par ailleurs, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés prévoit une hausse de 3,6 % des salaires en 2024.

Au Québec, par exemple, les salaires des secrétaires oscillent entre 18 $ et 26,50 $ de l’heure, selon les données du gouvernement du Canada. Cette fourchette masque toutefois des disparités notables d’une région à l’autre, en plus d’être appelée à augmenter. Même s’il y a peu de cliniques médicales et de soins de santé dans la ville où vous êtes situé, des concurrents indirects pourraient recruter votre personnel. Des compagnies de toutes tailles et de tous secteurs d’activité cherchent activement des secrétaires, souligne Marc Pineault. Comment réagir face à la concurrence de ces entreprises ?

La solution : analyser votre offre salariale

Lorsqu’un employé décide de quitter un emploi, il tient compte de nombreux facteurs : l’attachement à son équipe, la fierté d’exercer son travail, des considérations pécuniaires, etc. Votre clinique peut s’efforcer d’offrir un environnement de travail stimulant et satisfaisant, cependant, si votre personnel a un salaire inférieur à la moyenne du marché, il pourrait être tenté de changer d’emploi.

Le seul moyen de savoir si les salaires de vos employés sont comparables à ceux offerts par vos concurrents est d’évaluer rigoureusement le marché. Notre service de validation des salaires vous donne l’heure juste. Il repose sur une collecte de données ciblées sur le marché de l’emploi et tient compte des différents secteurs qui recrutent des secrétaires, qu’il s’agisse de cliniques médicales ou d’une usine incontournable de la région.

Notre équipe analyse votre situation afin de déterminer les conditions salariales concurrentielles pour votre personnel. Parfois une augmentation, somme toute modeste (1 $ ou 2 $ de l’heure) vous permettra de garder une employée remarquable.

L’impact financier de cette décision sera probablement inférieur aux coûts potentiels de recrutement, formation et intégration d’un nouvel employé (tableau).

Tableau : Comparaison du coût annuel supplémentaire pour la clinique en cas d’augmentation salariale de 1 $ et de 2 $.

* Ces montants excluent les charges de l’employeur qui peuvent varier d’une clinique à l’autre.

La gestion d’une clinique est exigeante, reconnaît Marc Pineault. Le recrutement et la rétention sont aujourd’hui le plus grand défi des cliniques médicales. Les experts de l’équipe Solutions cliniques Fonds FMOQ vous accompagnent à toutes les étapes de recherche, d’embauche et de rétention du personnel pour une bonne continuité de vos opérations.

Le processus de vente ou d’achat d’une clinique peut être long et complexe, car il fait intervenir certains calculs mathématiques et financiers, mais pas seulement. D’autres aspects moins tangibles influencent le cours du dossier : les enjeux respectifs de l’acheteur et du vendeur sont souvent très différents, tout comme la perception de la valeur attachée à la clinique. De plus, déterminer la juste valeur marchande (JVM) d’une clinique exige souvent l’intervention de plusieurs experts.

Au vu de toutes ces composantes, bien préparer le projet et assurer une coordination efficace des intervenants sont donc des éléments essentiels pour arriver à contenir les coûts et garder des délais de réalisation raisonnables.

La JVM : entre perception et réalité

Pour déterminer la JVM d’une clinique, il est d’usage d’utiliser un indicateur de rentabilité d’entreprise, appelé le « bénéfice avant intérêts, impôts et amortissement » (BAIIA). Il permet en effet d’obtenir une information fiable sur la rentabilité de l’entreprise et sa capacité à générer des liquidités. Habituellement, la JVM d’une clinique médicale varie entre un multiple de 2 à 5 fois le BAIIA de l’entreprise. On notera qu’aujourd’hui la tendance du marché est à la hausse : le nombre d’acheteurs croît, et on constate aussi une certaine consolidation des cliniques entre les mains d’acteurs dans le but d’établir des réseaux de cliniques.

Évaluer une clinique : concilier intérêts financiers et enjeux particuliers

L’évaluation de la clinique se réalise en deux phases.

1. La première partie de l’évaluation est davantage d’ordre mathématique. Elle consiste à faire l’analyse financière de l’entreprise et à établir le BAIIA ajusté, auquel est appliqué un coefficient (multiple). Il est normal, et même nécessaire, d’apporter des ajustements ou redressements aux calculs du BAIIA. Le BAIIA ajusté (ou redressé) doit donc être le plus reproductible et représentatif des exercices futurs. On pourra également calculer la moyenne du BAIIA des années antérieures : elle constitue un gage ou une « assurance » de projections réalistes et donc, une base solide pour le futur de la clinique.
2. La deuxième partie de l’évaluation consiste à estimer la valeur des éléments qui ont eu, ou qui auront, un impact sur les revenus futurs, ainsi que le BAIIA. Dans cette partie de l’estimation, rentrent en compte des éléments d’appréciation liés aux intérêts plus personnels des intervenants, ce qui peut complexifier le dossier.

À titre d’exemple, pour le vendeur de la clinique, l’opération constitue une opportunité de prendre des actions qui lui permettront d’augmenter sa valeur. Alors que pour l’acheteur, cette évaluation apparaît comme une mise en garde, car elle met en lumière les éléments auxquels il devra porter une attention particulière au cours des prochaines années, afin de maintenir et d’augmenter la profitabilité de son investissement.

Calcul de la JVM : éléments essentiels de l’analyse

Certains éléments du quotidien auront également un impact significatif sur la JVM de votre clinique :

Votre niveau de GMF actuel et la capacité de le maintenir ou de le voir augmenter. Le niveau du GMF est établi selon sa cible d’inscriptions pondérées de patients à la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) ou sur son offre de service (à l’exclusion des ententes). Il est un élément important car le niveau de GMF conditionne le niveau de financement et d’octroi du personnel.

• La durée de votre bail, son renouvellement et les conditions qui y sont attachées.
• Les ententes passées avec les médecins, les départs à la retraite projetés et la capacité de recrutement de la clinique.
• Le contenu des contrats avec les employés, leurs conditions d’emploi ainsi que le climat organisationnel.
• Dans le cas où vous êtres propriétaire de l’immeuble, la qualité des locataires sera pris en compte ainsi que les revenus générés comparés aux dépenses réalisées.
• Les travaux requis dans la clinique ou sur l’immeuble si vous êtes propriétaire auront également un impact. Il faut se rappeler que l’argent qui n’est pas investi aujourd’hui sera pris en considération par l’acheteur.

Coordonner les intervenants pour contrôler ses frais

Être entouré de professionnels est essentiel : plusieurs experts seront appelés à intervenir tout au long du processus.

• Un courtier immobilier si vous êtes propriétaire de l’immeuble.
• Votre comptable afin de préparer les documents requis à la vérification diligente.
• Votre fiscaliste afin de vous assurer que vous avez une structure adéquate pour la vente et que vous pourrez maximiser vos déductions.
• Votre avocat pour superviser les aspects légaux liés à la transaction.
• Votre conseiller ou planificateur financier Fonds FMOQ pour apporter de précieux conseils quant à l’optimisation du produit de la vente.

Les intervenants peuvent être nombreux, pendant toute la durée du processus. Pour éviter une escalade des honoraires des divers experts, une bonne préparation et une coordination de projet efficace sont nécessaires. La planification du projet est également essentielle. Ainsi, dans le cas d’une vente de clinique, idéalement on entreprend le processus un minimum de trois années avant la passation des pouvoirs.

L’équipe Solutions cliniques Fonds FMOQ possède une expérience solide dans la gestion de ce type de projet et saura vous accompagner à chacune des étapes du processus de vente/achat, y compris dans la planification et la coordination des interventions des différents professionnels. Communiquez avec nous pour en savoir plus sur notre offre de services.

Par Martine Brodeur, Conseillère Projets cliniques, et Marc Pineault, Directeurs adjoint Solutions cliniques

Au Québec, de nombreuses cliniques médicales font face à des défis complexes qui peuvent compromettre leur avenir et l’accès aux soins de santé pour leurs patients. Une chose est certaine : votre clinique n’est pas la seule à faire face à la pénurie de médecins, aux contraintes budgétaires et aux difficultés de recrutement du personnel. Voici des difficultés fréquemment rencontrées par les cliniques médicales et l’approche à adopter pour y remédier.

Les départs à la retraite

Situation A : Dans un groupe de médecine de famille (GMF) composé de 20 médecins, cinq d’entre eux annoncent leur départ à la retraite dans les trois prochaines années. Chacun de ces cinq médecins suivait environ 2 000 patients. Ce sont donc 10 000 patients qui risquent de se retrouver bientôt sans médecin de famille.

Les départs à la retraite des médecins plus âgés engendreront aussi des pertes financières pour la clinique. Le recrutement de jeunes médecins pour les remplacer ne sera pas facile, et c’est sans compter que les recrues mettront environ trois ans avant d’arriver à suivre un nombre équivalent de patients. La diminution du nombre de patients inscrits auprès des médecins de cette clinique se traduira par une baisse de son niveau de financement pour le GMF. Comment assurer la relève et maintenir un financement adéquat pour la clinique ?

Les ressources humaines

Situation B : Une clinique fait face à un important roulement de personnel. Après quelques mois, les secrétaires quittent. Ces changements de personnel administratif entraînent une désorganisation, des retards dans la prise de rendez-vous et une dégradation de la qualité du service offert aux patients. La clinique a l’impression d’avoir tout essayé : donner plus de formation, offrir de meilleures conditions de travail, etc., sans succès. Comment stabiliser l’équipe de secrétariat ?

L’adoption des nouvelles technologies

Situation C : Une troisième clinique conserve ses employés, mais ils sont débordés de demandes et de formulaires papier. Est-ce l’utilisation des dossiers médicaux électroniques (DME) qui est sous-optimale ? Le personnel et les professionnels maîtrisent-ils le logiciel ? Est-ce plutôt un problème de communication entre tous les employés et les professionnels de la clinique ?

La démarche gagnante : le diagnostic organisationnel

Un problème en cache souvent un autre. Les difficultés que votre clinique rencontre sont peut-être les symptômes d’un problème sous-jacent. Seule une évaluation 360^o de votre clinique pourra « mettre le doigt sur le bobo ».

Ce type d’évaluation 360°, appelé aussi un diagnostic organisationnel, implique une analyse approfondie de la structure de la clinique, sa gouvernance, ses ressources humaines, son environnement physique et sa gestion des rendez-vous, ainsi qu’un examen du travail multidisciplinaire, de l’intégration des technologies et des communications, des dépenses, des loyers et de la comptabilité.

Le processus de diagnostic organisationnel dure environ huit semaines. Il commence par une rencontre exploratoire entre une firme-conseil et la clinique pour définir les enjeux auxquels celle-ci est confrontée et demander l’accès aux documents pertinents, comme les états financiers. Ensuite, des conseillers se rendent sur place pour observer le fonctionnement de la clinique et poser des questions à l’ensemble du personnel. Ces entretiens permettent de prendre le pouls du personnel pour mieux comprendre ce qui ne fonctionne pas. Leurs réponses, les observations faites par les conseillers et la documentation fournie sont examinées rigoureusement.

Au terme de l’analyse, l’équipe-conseil rédige un rapport et rencontre le client pour présenter les résultats. Elle peut formuler une centaine de recommandations, mais les priorités sont toujours bien identifiées pour être mises en œuvre le plus rapidement possible. Le rapport contient aussi des outils pour faciliter l’implantation des recommandations, comme des exemples de description de tâches et de contrats.

Solutions pour votre clinique

Après l’évaluation de la situation (comme pour les 3 exemples cités précédemment), nous pourrons proposer des recommandations sur mesure, comme un plan de relève, un plan d’optimisation des technologies ou un plan de rétention du personnel.

De plus, nos services ne s’arrêtent pas au diagnostic. Nous pouvons également vous offrir, dans un mandat subséquent, de l’accompagnement ponctuel en matière de ressources humaines, de gestion de crise ou du soutien pour implanter les recommandations du rapport.

Communiquez avec nous pour rencontrer une personne-ressource selon votre situation. Vous recevrez rapidement une offre de services et un plan préliminaire. Prenez rendez-vous.